Anfragen und Telefon · 7 Min. Lesezeit
Zu viele unpassende Anfragen? So filtern Handwerker die lohnenden Aufträge raus
Von Patrick Sauna · veröffentlicht am
Gute Handwerksbetriebe haben selten zu wenig Anfragen. Sie haben zu viele, die nicht passen: der Kleinauftrag 60 Kilometer entfernt, der Preisvergleicher, der nur eine Zahl hören will, der Vertriebler mit dem nächsten Branchenbuch. Jeder dieser Anrufe kostet ein paar Minuten, und am Ende des Tages fehlen die Stunden für die Aufträge, die sich wirklich lohnen.
Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Anfragen filtern, bevor Sie Zeit hineinstecken: mit klaren Regeln für Ihren Betrieb, wenigen gezielten Fragen am Telefon und einer einfachen Bewertung in Grün, Gelb und Rot.
Das eigentliche Problem: zu viele falsche Anfragen
Eine Umfrage des Handwerkerportals MyHammer aus dem Jahr 2020 zeigt, wie groß der Anteil unpassender Anfragen ist: Rund 40 Prozent der befragten Handwerker nehmen in der Regel weniger als zehn Prozent ihrer Kundenanfragen an. Nur knapp zehn Prozent nehmen alle Anfragen an. Die Befragten nutzen zum Teil ein Auftragsportal, der Wert gilt also nicht eins zu eins für jeden Betrieb. Die Richtung ist trotzdem klar: Der größte Teil der Anfragen wird am Ende nichts.
Gleichzeitig sind die Betriebe ausgelastet. Laut ZDH-Konjunkturbericht für das dritte Quartal 2026 reichen die Auftragsbestände im Gesamthandwerk im Schnitt für 8,0 Wochen, die Kapazitäten sind zu 78 Prozent ausgelastet. Wer so arbeitet, kann sich nicht jede Anfrage einzeln anhören. Er braucht einen Weg, die lohnenden in wenigen Sekunden zu erkennen.
Woran Sie eine lohnende Anfrage erkennen
Eine lohnende Anfrage ist nicht automatisch die größte. Sie ist die, die zu Ihrem Betrieb passt. Fünf Punkte entscheiden fast immer:
- Der Einsatzort liegt in Ihrem Gebiet, die Anfahrt rechnet sich
- Die Arbeit gehört zu Ihren Leistungen und am besten zu Ihren Wunschaufträgen
- Der Umfang liegt über dem, was sich für Sie mindestens lohnt
- Der Zeitrahmen passt zu Ihrem Auftragsbestand
- Am Telefon ist jemand, der entscheiden darf: Eigentümer, Hausverwaltung, Bauleiter
Legen Sie Ihre Regeln einmal fest
Filtern funktioniert nur, wenn Sie wissen, wonach. Setzen Sie sich einmal hin und schreiben Sie auf: Wie weit fahren Sie? Ab welchem Auftragswert lohnt sich ein Termin? Welche Arbeiten machen Sie grundsätzlich nicht mehr? Welche Aufträge hätten Sie am liebsten öfter?
Diese vier Antworten sind Ihr Filter. Sie helfen Ihnen am Telefon, Ihren Mitarbeitern im Büro und jedem System, das Anfragen für Sie vorsortiert. Ohne sie bleibt jede Bewertung Bauchgefühl.
Die richtigen Fragen am Telefon
Mit fünf Fragen wissen Sie nach zwei Minuten, woran Sie sind. Wichtig ist die Reihenfolge: erst was und wo, dann wie dringend, dann wer.
- Was soll gemacht werden, und wie groß ist es ungefähr?
- Wo ist der Einsatzort?
- Bis wann muss es erledigt sein?
- Sind Sie Eigentümer, Mieter oder rufen Sie für eine Verwaltung an?
- Unter welcher Nummer erreiche ich Sie am besten?
Grün, Gelb, Rot: ein einfaches System
Sortieren Sie jede Anfrage in eine von drei Gruppen. Grün passt zu Gebiet und Leistung und hat einen lohnenden Umfang, diese Kunden rufen Sie zuerst zurück. Gelb kann passen, zum Beispiel ein kleiner Auftrag einer Hausverwaltung, hinter dem mehr stecken kann. Hier entscheidet ein kurzer Blick. Rot ist zu klein, zu weit weg oder gar kein Auftrag, etwa Werbung und Vertrieb.
Rot heißt nicht unhöflich. Eine kurze Absage per SMS oder eine Empfehlung an einen Kollegen hinterlässt einen guten Eindruck und kostet Sie eine Minute statt einer Anfahrt.
Website und Formular als erster Filter
Viele unpassende Anfragen entstehen, weil auf der Website nicht steht, was Sie machen und wo. Nennen Sie Ihr Einsatzgebiet, Ihre Leistungen und gern auch, was Sie nicht anbieten. Ein Anfrageformular mit Pflichtfeldern für Ort und Art der Arbeit liefert Ihnen die wichtigsten Angaben schon vor dem ersten Gespräch.
Wenn Sie keine Zeit zum Sortieren haben
Das Problem: Die meisten Anrufe kommen genau dann, wenn Sie auf der Baustelle stehen. Dann bleibt keine Zeit für fünf Fragen. Ein KI Telefonassistent kann diese Arbeit übernehmen. Er nimmt an, wenn Sie nicht rangehen, stellt die Fragen nach Ihren Regeln und schickt Ihnen jede Anfrage bewertet aufs Handy.
Für einzelne Gewerke haben wir die typischen Anrufe und Beispiele zusammengestellt:
KI Telefonassistent für Sanitär und Heizung
KI Telefonassistent für Elektriker
KI Telefonassistent für Dachdecker
Testen Sie Lena selbst: Spielen Sie einen Kunden und hören Sie, wie die Anfrage bewertet wird. Das Gespräch dauert höchstens zwei Minuten.
Zur Live-DemoHäufige Fragen
Was heißt Anfragen qualifizieren im Handwerk?
Anfragen qualifizieren heißt, vor dem ersten Termin zu prüfen, ob eine Anfrage zu Ihrem Betrieb passt: Einsatzort, Leistung, Umfang, Zeitrahmen und wer entscheidet. So stecken Sie Ihre Zeit in die Aufträge, die sich lohnen.
Ist es unhöflich, Anfragen abzulehnen?
Nein, solange Sie es freundlich und schnell tun. Eine kurze Absage oder eine Empfehlung an einen Kollegen ist für den Kunden besser als ein Rückruf, der nie kommt.
Wie viele Fragen sollte ich am Telefon stellen?
Fünf reichen fast immer: was, wo, bis wann, wer entscheidet und die Rückrufnummer. Mehr Details klären Sie beim Rückruf oder bei der Besichtigung.
Kann eine KI Anfragen wirklich bewerten?
Ja, wenn sie Ihre Regeln kennt. Der Auftrags-Filter fragt die wichtigsten Punkte ab und bewertet danach mit Grün, Gelb oder Rot und einem geschätzten Auftragswert. Die Entscheidung, wen Sie zurückrufen, bleibt bei Ihnen.
Sehen Sie sofort, welcher Anruf sich lohnt
Der Auftrags-Filter bewertet jede Anfrage nach Ihren Regeln. Probieren Sie es in zwei Minuten am Telefon aus oder fragen Sie unverbindlich an.
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